Privacy-verklaring Postzegelvereniging Philatron Drunen

Welke gegevens beheert Philatron?

Persoonsgegeven	Doel	Grondslag
Naam	Ledenadministratie	Aanmelding lidmaatschap
Adres	Ledenadministratie	Aanmelding lidmaatschap
E-mailadres	Communicatie	Aanmelding lidmaatschap / Convocaat
Telefoonnummer	Bereikbaarheid	Aanmeldingsformulier
Lidnummer	Ledenadministratie	Aanmelding lidmaatschap
Datum aanvang lidmaatschap	Viering jubileum	Aanmelding lidmaatschap
Geboortedatum	Attentie verjaardag	Aanmeldingsformulier
Bankrekening	Contributie-inning en uitbetaling	Aanmeldingsformulier
Factuur	Inning betaling	Aanmelding dienst
Verzamelgebieden	Inzicht behoeften leden	Vrijwillige deelname enquete

Wie heeft de beschikking over (een deel van) de gegevens?

Bestuursleden, afhankelijk van functie en taken/activiteiten.

Alle bestuursleden ontvangen een ledenlijst met NAW-gegevens, lidnummer, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer

De penningmeester beheert de gegevens m.b.t. bankrekening en facturen

De secretaris beheert de gegevens de gegevens m.b.t. verzamelgebieden a.d.h.v. vrijwillige deelname aan de periodieke ledenenquete.

Bezorgers De Koerier

Wie moet toegang hebben tot persoonsgegevens?

Alleen het bestuur moet vanuit verschillende rollen en bevoegdheden toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens. Niet alle bestuursleden hebben toegang tot alle persoonsgegevens. Toegang is beperkt tot die gegevens, die van belang zijn voor het goed functioneren van de vereniging als geheel en de eigen taken en bevoegdheden van het individuele bestuurslid.

Is het noodzakelijk dat alle genoemde persoonsgegevens beheerd en verwerkt worden?

Er worden geen persoonsgegevens verwerkt en beheerd, die niet noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de vereniging. Het beheer van de gegevens is derhalve rechtmatig en proportioneel.

Worden persoonsgegevens beschikbaar gesteld aan derden buiten Philatron?

Nee, alleen het bestuur beschikt over genoemde persoonsgegevens. Philatron zal nimmer persoonsgegevens van leden aan derden ter beschikking stellen, behoudens evt. wettelijke verplichtingen en behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van betrokkene.

Waar worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens van leden worden bewaard op de persoonlijke computers en ipads van bestuursleden.

Welke rechten heeft u als lid?

U heeft het recht uw gegevens in te zien, te laten wijzigen/corrigeren en te laten verwijderen. Gevolg van laatstgenoemd recht is dat uw lidmaatschap per dezelfde datum komt te vervallen. Het bestuur kan uitvoering van dit verzoek opschorten in verband met de afwikkeling van lopende zaken.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zolang uw lidmaatschap voortduurt. Na beeindiging van uw lidmaatschap door opzegging of overlijden worden uw gegevens verwijderd, zodra aan alle wederzijdse verplichtingen is voldaan.

Versie 1, 15 mei 2018